Todo o planejamento envolve a definição de objetivos, metas, estratégias e ferramentas de controle. No planejamento de uma reforma não é diferente. Neste artigo vamos te ensinar como fazer um bom planejamento e como aplicar a técnica de cenários para não ser pego de surpresa com alguns imprevistos.
Às vezes nos pegamos pensando como seria nossa casa, nosso escritório ou nossa loja se ela fosse projetada como sonhamos, e se tivesse espaço suficiente para atender nossas necessidades. Outras vezes imaginamos como aquele cômodo ficaria se ele tivesse um melhor acabamento, com uma janela maior ou com uma decoração diferente. O bom de tudo isso é que as reformas existem para que esses desejos sejam realizados e as deficiências sejam sanadas.
Para quem já passou por uma reforma, sabe que nem sempre as coisas saem como esperado. Às vezes, surgem pequenos problemas como um encanamento no meio do caminho ou a falta de fornecimento de um material te obrigando a comprar um mais caro. Aí, aquilo que definimos como teto de gastos vai pelo ralo abaixo. Nesses casos, nos sentimos obrigados a parar a reforma, pedir um financiamento ou se endividar no cartão de crédito. Seja como for, nenhuma dessas alternativas é viável.
Para evitar entrar nessa armadilha dos juros altos ou de uma paralisação da obra, vamos te ensinar como fazer um bom planejamento orçamentário. Serão 5 etapas que você deverá cumprir e que farão toda a diferença.
1 - Defina objetivos
Defina exatamente o que você quer reformar. Muitas vezes o proprietário resolve acrescentar um cômodo a mais na pintura, uma troca de piso do banheiro ou as torneiras do jardim. Esses gastos que parecem que são pequenos, tomam tempo de quem está executando a reforma, e todo trabalho extra será cobrado na mesma proporção.
2 - Defina metas
As metas são as etapas da reforma. É aqui que você vai detalhar todo o seu plano. Vai definir o quanto vai gastar, quem fará a reforma, quanto tempo será necessário para a finalização da obra...
As metas precisam ser bem específicas, realistas, ter prazo de início e fim e ser mensuráveis, ou seja, elas precisam receber um valor de referência. Por exemplo: Gastar até R$ 2.000,00 com os pisos ou gastar até R$ 6.000,00 com o eletricista. Os valores sublinhados é o que chamamos de elementos mensuráveis. No item 4 você vai entender a importância dessa definição.
3 - Pense nas estratégias
Nesse item, você deverá pensar quais os elementos poderão serem usados para alcançar o objetivo da melhor forma possível, garantido uma reforma de qualidade e com um custo baixo. É aqui que você vai pensar como encontrar um profissional caprichoso e que não cobre muito caro, quais as lojas conseguem vender os materiais que você precisa com um valor e prazo de entrega menores e, qual a melhor forma de pagamento de acordo com seu bolso (parcelamentos sem juros ou descontos para pagamento à vista). É importante também saber quais materiais você pode aproveitar, ou mesmo substituir por outros mais baratos.
E é neste ponto, na hora de formular as estratégias, que os valores orçamentários pesam.
4 - Ferramentas de controle
A definição de cada meta tendo as referências numéricas (mensuração), será a base do seu controle. Nesse ponto, o controle deverá vir não somente dos gastos, mas também do prazo de cada etapa da obra. O controle de prazos nós chamamos de cronograma e ele deverá ser realizado em conjunto com os profissionais contratados. Para aprender como fazer um controle de teto de gastos, leia o artigo Como controlar os gastos de uma obra.
5 - Cenários
Pensar em problemas inesperados em uma obra é algo que nós tendemos a fugir. Só de imaginar que podem surgir cupins na estrutura da casa, ou a quebra de algumas telhas quando for trocar a caixa d´água, nos dá desespero, não é?
Mas esses imprevistos devem ser pensados para que você já possua algumas alternativas orçamentárias. Com essa reflexão, você não corre o risco de ficar perdido, pois já se preveniu, definindo com antecedência como agirá.
A técnica de cenários, a nosso ver, é a parte mais importante do planejamento. É a falta dos cenários que acarretam rombos no orçamento e podem ocorrer atrasos consideráveis.
Ferramenta 5W2H
Para facilitar o planejamento das 3 primeiras etapas, vou te ensinar a técnica do 5W2H. Essa é uma ferramenta aparentemente simples, que vai te ajudar a não esquecer de nada. A ferramenta consiste em responder 7 perguntas.
As perguntas do 5W são:
- Where (Onde será feito a reforma na sua residência ou na sua empresa?)
- What (O que será feito em cada cômodo?)
- Why (Por que será feito? Quais as reais necessidades dessa obra?)
- When (Quando será feito? E quanto tempo levará para ser executado cada etapa?)
- Who (Por quem será feito? Quais são os profissionais que você vai precisar? Pedreiro, eletricista, um especialista para colocação de pedras?)
Os 2H são compostos por:
- How (Como será feito? Como será executado? O que virá primeiro? Quais profissionais podem trabalhar de forma simultânea?)
- How much (Quanto vai custar? Qual a sua estimativa de preço? Quais problemas podem surgir que poderão consumir mais verba?)
Com a aplicação das 5 etapas do planejamento e o uso da ferramenta 5W2H, temos a certeza que você poderá iniciar sua obra com mais segurança.
Não deixe de ler o artigo Como controlar os gastos de uma obra.